Privacyverklaring

CONCEPT — juridisch na te kijken vóór gebruik. Dit concept is opgesteld door het bouwteam op basis van wat de toepassing vandaag doet (fase 1 tot 3 en 8 van het bouwplan). Het is geen juridisch advies. Wat tussen [vierkante haken] staat, vult de eigenaar of zijn raadsman in of beslist hij nog.

Laatst bijgewerkt: [datum].

1. Wie zijn wij

Hittescan is een dienst van Conceptfabriek.

• Naam: [rechtsvorm en volledige naam van Conceptfabriek]
• Adres: [straat en nummer, postcode en gemeente]
• Ondernemingsnummer: [BE 0…]
• E-mail voor vragen over privacy: [privacy@…]

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die u ons via Hittescan geeft. Dat betekent dat wij beslissen waarvoor en hoe die gegevens gebruikt worden, en dat wij daarvoor verantwoordelijk zijn.

Deze privacyverklaring gaat over de app van Hittescan op app.hittescan.be: daar maakt u een account aan, laadt u uw documenten op en bestelt u. Onze website hittescan.be (ook www.hittescan.be) is een aparte site met uitleg over Hittescan; daar maakt u geen account aan en laadt u niets op. [Na te kijken: wat de website zelf verwerkt, bijvoorbeeld cookies, statistieken (analytics) of een contactformulier, en met welke diensten; dat komt in een eigen privacyverklaring van de website, of hier in een aparte paragraaf.]

2. Welke gegevens we verwerken

Uw account. Uw voornaam en familienaam, uw e-mailadres, uw wachtwoord (enkel als onleesbare hash, nooit leesbaar), de taal die u kiest, en wanneer u de privacyverklaring aanvaardde.

Uw woning. Het adres van de woning, het bouwplan en het energieprestatiecertificaat (EPC) of het EPB-verslag dat u oplaadt, wat we daaruit lezen (ruimtes, oppervlaktes, ramen, isolatie), uw antwoorden op onze vragen, en het rapport dat we berekenen. Een plan of certificaat kan namen en adressen bevatten, bijvoorbeeld van de bouwheer of de architect in het titelblok.

Uw bestellingen. Welk pakket u kocht, het bedrag, de datum, de status van de betaling, de betaalmethode, een terugbetaling of chargeback, het nummer van de betaling bij onze betaaldienst, en wanneer u de algemene voorwaarden aanvaardde en ons vroeg de dienst meteen te laten starten (met de tekst die u aanvinkte). Uw tegoed: hoeveel runs u kocht en gebruikte, en voor welke woning. Uw berekeningen: wanneer u een woning liet berekenen, of dat een betaalde berekening of een gratis herberekening was, en hoe ze afliep.

Technische gegevens en logs. Om misbruik te beperken (bijvoorbeeld te veel aanmeldpogingen) tellen we pogingen per IP-adres en per account; we bewaren daarvoor geen leesbaar IP-adres, enkel een onomkeerbare code, en hoogstens een uur. Onze servers houden logboeken bij om de dienst veilig en werkend te houden:

• de webserver noteert elk bezoek met uw IP-adres zonder zijn laatste deel, de pagina zonder wat erachter staat (dus zonder de code uit een link om een wachtwoord te kiezen of een adres te bevestigen), het tijdstip en uw browser;
• bij een fout van de webserver (bijvoorbeeld een bestand dat te groot is om op te laden) noteert hij uw volledige IP-adres en de volledige link die u opvroeg;
• de rekenserver noteert elk verzoek met het nummer van de woning, nooit een naam of adres; bij een fout een korte regel met een referentienummer;
• het logboek van Hittescan zelf noteert geweigerde aanmeldingen en controles tegen robots (met een gemaskeerd e-mailadres en het IP-adres zonder zijn laatste deel), fouten van de rekenserver, en wat een beheerder doet, ook wanneer hij een woning van een klant opent (zie punt 6).

Mails. Wij sturen u mails over uw account, uw woningen en uw bestellingen. Wij houden bij of een mail vertrokken is, niet of u hem las.

Wij vragen nooit naar gevoelige gegevens (zoals gezondheid of geloof). Zet zulke gegevens ook niet in uw documenten of antwoorden.

3. Waarvoor en op welke grond

Waarvoor	Grond (AVG, artikel 6)
Uw account beheren, uw woningen lezen en berekenen, het rapport tonen, de mails over uw woning	De overeenkomst met u (6.1.b)
Het lezen van uw documenten door een AI-dienst buiten de Europese Unie (zie punt 4)	De overeenkomst met u (6.1.b), met uw uitdrukkelijke toestemming via het vinkje bij het opladen
Betalingen, tegoed en het bijhouden van bestellingen voor de boekhouding	De overeenkomst met u (6.1.b) en onze wettelijke boekhoudplicht (6.1.c)
Misbruik en robots weren (grenzen, reCAPTCHA), de dienst veilig en beschikbaar houden, fouten opsporen	Ons gerechtvaardigd belang (6.1.f) bij een veilige dienst
Een beheerder die uw woning opent om u te helpen	Ons gerechtvaardigd belang (6.1.f) bij goede ondersteuning, en de overeenkomst met u

Wij gebruiken uw gegevens niet voor reclame, verkopen ze niet en geven ze niet door aan partners. Voor de facturatie en de boekhouding gaan de gegevens van een bestelling wel naar onze boekhouder (zie punt 4). Wij gebruiken uw plannen niet om een AI-model te trainen. [Na te kijken: als plannen later met uw toestemming als testmateriaal gebruikt worden (beslissing 18 van het bouwplan), komt hier een aparte paragraaf met die toestemming.]

4. Wie uw gegevens voor ons verwerkt

Wij werken met deze diensten. Elk krijgt enkel wat nodig is voor zijn taak.

• Combell (hosting, België). Onze servers, met de database, uw documenten en rapporten. [Na te kijken: verwerkersovereenkomst met Combell.]
• Anthropic (het lezen van documenten, Verenigde Staten). Om uw energieprestatiecertificaat (en waar nodig delen van een plan) te lezen, sturen we die naar het AI-model van Anthropic. Dat is een doorgifte buiten de Europese Unie. [Na te kijken: de grond van de doorgifte, bijvoorbeeld het EU-VS-gegevensprivacykader of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, zoals vastgelegd in de verwerkersovereenkomst met Anthropic.] [Na te kijken in die overeenkomst: hoelang Anthropic de gegevens bijhoudt, en dat ze niet gebruikt worden om modellen te trainen.] U geeft hiervoor uitdrukkelijk toestemming bij het opladen.
• Mollie (betalingen, Nederland). Mollie verwerkt uw betaling. Wij geven Mollie het bedrag, een omschrijving met het bestelnummer en het bestelnummer zelf; geen naam of adres. Wat u op de betaalpagina van Mollie invult, verwerkt Mollie. [Na te kijken: Mollie treedt voor de betaalgegevens op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke; zie de privacyverklaring van Mollie.]
• Google reCAPTCHA (robots weren). Op de schermen aanmelden, account aanmaken en wachtwoord vergeten controleert Google onzichtbaar of er een mens of een robot aan het werk is. Google krijgt daarvoor onder meer uw IP-adres en gegevens over uw browser, en kan cookies zetten; die gegevens kunnen buiten de Europese Unie verwerkt worden. Zie de privacyverklaring en de voorwaarden van Google.
• Basisregisters Vlaanderen (adressen, België). Wij zoeken het adres van uw woning op in het adressenregister van de Vlaamse overheid, om de juiste ligging te kennen. Daarvoor sturen we het adres; geen naam.
• PVGIS van het Joint Research Centre van de Europese Commissie (weergegevens). Voor het zomerweer op de plaats van uw woning vragen we weergegevens op met de geografische coördinaten; geen adres of naam.
• [Naam van de opslagdienst] (de tweede kopie van onze back-ups, [land]). Elke nacht gaat een kopie van onze back-ups naar deze dienst, buiten onze eigen server. Die kopie is versleuteld voor ze vertrekt; de dienst kan ze niet lezen. [Na te kijken: verwerkersovereenkomst met de opslagdienst; houdt die dienst zelf nog kopieën of versies bij, en hoelang?]
• [Naam van de maildienst] (het versturen van e-mails, [land]). Onze mails vertrekken via deze dienst. Die krijgt uw e-mailadres en de inhoud van de mail. [In te vullen zodra de SMTP-dienst gekozen is.]
• [Naam van de boekhouder of het boekhoudkantoor] (facturatie en boekhouding, [land]). Bij elke betaalde bestelling, terugbetaling of chargeback krijgt het facturatieadres dat wij instelden een mail met uw naam, uw e-mailadres en de gegevens van de bestelling (nummer, pakket, bedrag, betaalmethode, het nummer bij Mollie). Daarmee maken wij of onze boekhouder de factuur op, in een apart facturatieprogramma [naam in te vullen], en houden we de boekhouding bij; daarvoor kan ook een overzicht van de bestellingen met naam en e-mailadres naar de boekhouder gaan. Grond: onze wettelijke boekhoudplicht (6.1.c) en de overeenkomst met u (6.1.b). [Na te kijken: of de boekhouder hiervoor verwerker is (met een verwerkersovereenkomst) of zelfstandig verantwoordelijke.]

5. Hoelang we uw gegevens bewaren

• Uw woningen (documenten, wat we eruit lazen, uw antwoorden en het rapport): 12 maanden na het laatste gebruik. Ook het bekijken van het rapport telt als gebruik. Daarna verdwijnt alles van die woning in één keer. In de app ziet u tot wanneer een woning bewaard blijft.
• Uw account: tot u het verwijdert. [Na te kijken: beslissing 16 zegt “alles 12 maanden na het laatste gebruik”. Voor de woningen is dat gebouwd; het automatisch wissen van een account dat 12 maanden niet gebruikt is, is nog niet gebouwd.]
• Als u uw account verwijdert (Mijn account → Account verwijderen): uw account, al uw woningen en uw tegoed verdwijnen meteen uit de dienst. Openstaand tegoed vervalt. In onze versleutelde back-ups staan ze nog hoogstens 30 dagen (zie hieronder). Moeten we ooit een back-up terugzetten, dan wissen we wat u sindsdien verwijderde opnieuw.
• Bestellingen: 7 jaar na het jaar van betaling (het kalenderjaar in Belgische tijd), omdat de boekhoudwetgeving dat vraagt. Verwijdert u uw account, dan blijven de bestellingen in Hittescan bewaard zonder koppeling met uw account: wij verwijderen er uw account, uw notities en uw tegoed uit. Ze zijn daarmee niet anoniem: bij onze betaaldienst Mollie blijft de betaling op naam van wie betaalde (Mollie bewaart zelf de naam en het rekeningnummer of de kaarthouder), en de factuur in onze boekhouding draagt uw naam en het bestelnummer. Ook die bewaren we 7 jaar na het jaar van betaling. Tegoed dat nog geldig is, wissen we nooit vóór het vervalt. Bestellingen die nooit betaald werden, verdwijnen na 90 dagen. [Na te kijken met de boekhouder: voor btw-stukken kan een termijn van 10 jaar gelden.]
• Back-ups: elke nacht maken we een versleutelde back-up van de databank en van de woningen, op onze server en bij [naam van de opslagdienst]. Een back-up bewaren we hoogstens 30 dagen; daarna wissen we ze op beide plaatsen. Wat u verwijderde of wat na de bewaartermijn verdween, staat dus nog hoogstens 30 dagen in een back-up, die enkel wij kunnen openen. [Na te kijken: back-ups of momentopnames van de hostingpartij en van de opslagdienst zelf, en hun termijn.]
• Het logboek van de betaaldienst (wat Mollie ons meldde, zonder persoonsgegevens): 90 dagen.
• Het logboek van Hittescan: wat een beheerder doet, één jaar; geweigerde aanmeldingen, controles tegen robots en fouten van de rekenserver, 90 dagen.
• Welke mail vertrok (de ontvanger gemaskeerd, het soort mail en het tijdstip, nooit de inhoud): 90 dagen.
• Tellers tegen misbruik: hoogstens een uur.
• Serverlogboeken: het logboek van de rekenserver en van de server zelf 90 dagen; de logboeken van de webserver (bezoeken en fouten) 14 dagen.

6. Beheerders die uw woning bekijken

Een beheerder van Hittescan kan uw woning openen, bijvoorbeeld om u te helpen als iets niet lukt. Elke keer dat een beheerder een woning van een klant opent, berekent of verwijdert, wordt dat vastgelegd: wie, wanneer, welke woning en wat. Dat bewaren we één jaar. Beheerders kunnen zich niet aanmelden als u.

7. Cookies

Hittescan gebruikt enkel cookies die nodig zijn voor de dienst. Wij gebruiken geen analyse- of reclamecookies.

• Sessiecookies van WordPress: houden u aangemeld. Ze verdwijnen bij het afmelden of na de geldigheid van de sessie.
• Taalcookie (hsk_lang): onthoudt of u Nederlands of Engels koos, één jaar.
• Herstelcookie: bewaart kortstondig de code uit de link om een nieuw wachtwoord te kiezen.
• Google reCAPTCHA: op de schermen aanmelden, account aanmaken en wachtwoord vergeten kan Google eigen cookies zetten (zie punt 4).

De app onthoudt ook in uw browser (localStorage) welke taal u koos; dat verlaat uw toestel niet.

8. Uw rechten

U hebt het recht om uw gegevens in te zien, te laten verbeteren, te laten wissen, de verwerking te laten beperken, er bezwaar tegen te maken, en ze in een gangbaar formaat te krijgen. Een toestemming kunt u altijd intrekken; wat al gebeurde, blijft dan rechtmatig.

Veel doet u zelf: uw naam, e-mailadres en wachtwoord wijzigt u in Mijn account, een woning verwijdert u in de app, en uw hele account verwijdert u in Mijn account. Voor de rest mailt u naar [privacy@…]; we antwoorden binnen een maand. Vraagt u uw gegevens op, dan krijgt u alles wat Hittescan over u bewaart: uw account, uw woningen, uw bestellingen, uw volledige tegoed met elke wijziging, en uw berekeningen.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

9. Beveiliging

Uw gegevens staan op servers in [België/de Europese Unie], achter een versleutelde verbinding. Wachtwoorden en sleutels worden nooit leesbaar bewaard. Een woning is enkel bereikbaar voor uw account (en voor een beheerder, zie punt 6). Onze back-ups zijn versleuteld met een sleutel die niet op de server staat: wie de server zou overnemen, kan ze niet lezen.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen als de dienst verandert. De datum bovenaan zegt wanneer ze laatst gewijzigd is. Bij een belangrijke wijziging laten we het u weten per mail of in de app.

11. Contact

Vragen over uw privacy: [privacy@…], of per post naar [adres van Conceptfabriek].